こんにちは、ぷよたです。
ブラック企業を退職後、地方移住してゆる〜く生きています。
突然ですが、あなたは週に何時間会議に参加していますか？
実は、1万人規模の企業での年間会議時間は約235万時間にも及び、そのうちの3割は、無駄な会議と言われています。
すなわち年間約67万時間もの時間を無駄な会議で浪費していることになります。
今回は「無駄な会議をゼロにする方法」について記事にしました。
結論：無駄な会議はSmartMeetingによって無くせます。
なぜなら、会議の事前準備をシステム化することで、本当に必要な会議だけ行い生産性を上げることができるからです。
今回の記事が、少しでもあなたの会社の
- 生産性の向上
- 時間の有効活用
に役立てていただけると幸いです。
ぷよた（@puyota_japan）
無駄な会議の損失額は約15億円！
先述したとおり、大企業での年間会議のうち、約3割（年間約67万時間）は、無駄な会議と言われています。
無駄な会議にかかる人件費を計算すると、年間15億円の損失とも言われます！
日本のGDP減少、働き方改革、少子化問題が叫ばれる中、無駄な会議に貴重な人材と時間を浪費する。
このことは、大きな社会問題と言えます。
無駄な時間を会議に費やす余裕はありません。
無駄な会議あるある
下記は20代〜40代のビジネスパーソンに聞いた「無駄な会議あるある」をまとめてみました。
無駄な会議あるある① 議題が決まっていない
無駄な会議あるある② パワポの資料作りに追われる
無駄な会議あるある③ 誰も発言しない
無駄な会議あるある④ 必要資料が足りない
無駄な会議あるある⑤ 話がよく脱線する
無駄な会議あるある⑥ 結局何も決まらずに終わる
無駄な会議あるある⑦ 資料を棒読みするだけ
無駄な会議あるある⑧ そもそも会議の目的や必要性が不明
など。
忙しく仕事をしているビジネスマンの時間が、この上なくもったいない。
日本には、無駄な会議をする時間も余裕もないんです。
無駄な会議をなくす方法
無駄な会議を無くす方法は簡単。
SmartMeetingです。
SmartMeetingというシステムを導入し、事前準備を仕組み化することで、無駄な会議が劇的に減らすことができます。
SmartMeetingとは？
「SmartMeeting」は、誰でも生産性の高い会議ができる日本初の会議改善クラウドサービス。
会議の生産性が低いことに課題を感じている企業さまに順次展開しご利用いただいております。
このSmartMeetingの導入によって
- ①本当に必要な会議のみ開催
- ②必要がない会議については、社内メールやslackで解決
という効果があるので、そもそも開催する必要のない会議一切がなくなります。
「無駄な会議」がなくならない理由
無駄な会議がなくならない理由。
それは
- 無駄な会議が大好きな人
- 仕事してるアピールをしたい人
がいるからかもしれません。
- 無駄な会議が大好きな人
- 仕事してるアピールをしたい人
がいる限り社内で解決することは、ほぼ不可能です
上記のような人たちは会議を仕切る「中間管理職」に多いと言われています。
厄介ですね。
それ以外にも
自社の会議の問題を、わざわざ外部に依頼する必要あるの？
社内で、システム化できるんじゃない？
という意見も出てきますし、会議に参加しているだけで仕事してると勘違いしている一部の人達の保身や忖度にも関係してきます。
よって、無駄な会議をなくすためには、部署や個々に動くのではなく会社ぐるみでシステムを導入することが、根本的な解決につながります。
無駄な会議の「事前の準備不足」を解決
無駄な会議は、事前の準備不足が原因のひとつ。
そこで、SmartMeetingの出番です。
SmartMeetingで出来ること
このシステムを導入することで
- 会議の目的
- アジェンダ（目次）
- 事前に共有する情報
- 役割（議事録・ファシリテーター等）
を下記の様にフォーマットに沿って入力するだけで準備完了です。
SmartMeetingで事前準備を仕組み化し、会議の終了後には
①会議をスタンプで評価できる
②会議のコストを自動計算し、共有できる
結果
今まで1時間だった会議、これからは30分でいいかもね
そもそもこの議題、会議やらなくていいね
この内容なら、会議ではなくメールやslackで事足りるよね
と無駄な会議そのものを無くすことが可能となります。
SmartMeeting試用してるんだけど便利すぎて震える。音声の文字起こし機能もすごい。
ただし滑舌が悪い自分の場合、ごくたまにおもしろ変換が飛び出す不意打ちが。今朝は早速「運用」が「うんこ」になってコーヒー吹いた。
みんなでゲラゲラ笑いながら会議できたのでこれはかえって良いかもｗ— Takeru Tanaka｜Legoliss Inc. (@Redworks_) September 30, 2020
弊社にもSmartMeeting入れてくれないかな・・・このMTGやる意味あります？って言葉なんど飲み込んだことか・・・
— ゆきあす (@YukiAsu) September 29, 2020
SmartMeetingは、既に大手企業をはじめ、300社以上がシステム導入をはじめています。
あなたの会社でも、導入を考えてはいかがでしょうか？
まとめ：SmartMeetingで無駄な会議をゼロに
無駄な会議に参加することで「何となく仕事してますアピール」を出し、価値のない仕事をしている人も少なくありません。
あなたは、このまま無駄な会議に巻き込まれ続けますか？
あなたの貴重な時間は有限です。
無駄な会議に付き合わされ、時間を浪費する暇はないのです。
…というわけで、今回はこのへんにします。
最後まで、読んで頂きありがとうございました！
今後もゆる〜く、自分らしく。生きるのに必要な情報をアップデートしていきます。
それでは、また♪
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